Der Trend zur Digitalisierung und der Einsatz von kollaborativer Anwendungssoftware stellen die Organisation von Dokumenten in Unternehmen vor verschiedene Herausforderungen. Verena Hausmann ist wissenschaftliche Mitarbeiterin in der Forschungsgruppe Enterprise Information Management (EIM) des Instituts für Wirtschafts- und Verwaltungsinformatik am Campus Koblenz und promoviert zum Thema Dokumentenmanagement.

Bitte beschreiben Sie Ihre Forschung in wenigen Sätzen.

Ich beschäftige mich mit dem Thema Dokumentenmanagement in kollaborativer Unternehmenssoftware. Dokumentenmanagement ist eigentlich ein sehr altes Thema, das aber im Zuge der Digitalisierung vor allem für Unternehmen neue Fragen und Schwierigkeiten mit sich bringt: Früher wurden Schriftstücke einfach papiergebunden in Akten abgeheftet und bei Bedarf wieder hervorgeholt. Heutzutage arbeiten Menschen in Unternehmen softwaregestützt kollaborativ an Dokumenten und Informationen. Diese liegen dann nicht nur in Textdokumenten oder PDFs vor, sondern können in Wikis, Blogs, Foren und ähnlichen Softwaresystemen vorkommen. Die Struktur und der Aufbau dieser Informationen, aber auch deren Nutzung unterscheidet sich von den bisherigen klassischen digitalen Dokumenten. Ich versuche, die Probleme und Herausforderungen für das Verwalten dieser verschiedenen Dokumentenklassen in Softwaresystemen wie IBM Connections oder MS Sharepoint zu identifizieren. Dies beinhaltet Fragen der Speicherung und Archivierung betreffen und auch rechtliche Fragestellungen.

Was fasziniert Sie an diesem Thema?

Durch technische Innovationen werden heutzutage viele Dokumente und Informationen anders erstellt, es ergeben sich neue Dokumentenkomponenten wie Kommentare oder die aus Facebook bekannten „Gefällt mir“. Außerdem werden mehr Informationen verschriftlicht festgehalten. So ergeben sich neue Herausforderungen in der Dokumentverwaltung, die heute oft sehr unstrukturiert ist. Hier etwas Licht ins Dunkel zu bringen, finde ich sehr interessant, zumal dieser Bereich nahezu unerforscht ist.

Wieso haben Sie sich für eine Promotion entschieden?

Während des Studiums habe ich immer gearbeitet und war unter anderem Hiwi am Institut für Wirtschafts- und Verwaltungsinformatik sowie in der Forschungsgruppe für Betriebliche Anwendungssysteme (BAS) von Prof. Petra Schubert. Dort bin ich erstmalig mit Forschung in Kontakt gekommen. Später bin ich gefragt worden, ob ich mir vorstellen könnte, in der Forschungsgruppe Enterprise Information Management (EIM) bei Prof. Dr. Susan Williams zu promovieren.

Wie wird Ihre Promotion finanziert?

Ich habe eine Landesstelle mit momentan 75 Prozent. Zuvor war ich über eine Projektstelle beschäftigt.

Welche zusätzlichen wissenschaftlichen Aktivitäten planen oder machen Sie bereits neben der Promotion?

Da kann ich eine Menge aufzählen. Um nur einige nebenwissenschaftliche Akltivitäten zu nennen: Ich bin Vorstandsvorsitzende des Fördervereins für Informationsmanagement e.V. und sitze im Beirat des Interdisziplinären Promotionszentrums (IPZ). Zudem bin ich im Hochschulrat aktiv. Ich habe mich früher schon in der studentischen Fachschaft eingebracht und wollte dieses Engagement unbedingt weiter fortsetzen.

Was sind Ihre beruflichen Pläne für die Zukunft?

Ich habe noch ungefähr zwei Jahre als Doktorandin vor mir, von daher ist das noch nicht ganz abzusehen. Ich würde aber gerne in der Wirtschaft Fuß fassen, am liebsten in einem mittelständischen Unternehmen. Wichtig ist mir nach der Doktorarbeit, mit beiden Beinen im Berufsleben anzukommen, also über eine feste Stelle und nicht über eine Projektstelle beschäftigt zu sein.

Was sollten Studierende mitbringen, die an eine Promotion denken?

Zunächst bin ich überzeugt, dass jeder Masterabsolvent formal und intellektuell in der Lage ist, eine Doktorarbeit zu schreiben. Allerdings ist so eine Dissertation ein ziemlicher Kraftakt, denn über einen Zeitraum von mindestens drei Jahren immer wieder Motivation zu schöpfen, ist nicht leicht. Durchhaltevermögen ist also eine der wichtigsten Qualitäten.

Welche Aufgaben ergeben sich noch im Zuge Ihrer Promotion?

Ich übernehme am Institut sowie auf die Lehre bezogen recht viele Aufgaben. Zum einen gebe ich Seminare und Übungen für BA-Studenten, betreue Seminar- und Abschlussarbeiten von Studierenden im Bachelor und Master und betreue Projektgruppen und Forschungspraktika. Darüber hinaus bin ich die Verantwortliche für den Internetauftritt unserers Fachbereichs sowie die Koordinatorin für Auslandsaufenthalte der Studierenden im Fachbereich 4.

Was unternehmen Sie, um sich zusätzlich zu qualifizieren?

Ich nehme an einem PhD-Kolloquium unseres Instituts teil, außerdem habe ich diverse Kurse am Interdisziplinären Promotionszentrums (IPZ) besucht, darunter ein Kurs zum akademischen Schreiben.

Wie organisieren Sie Ihren Arbeitsablauf?

Prinzipiell gliedert sich mein Aufgabenspektrum in vorlesungs- und vorlesungsfreie Zeit auf. Innerhalb des Semesters haben alle administrativen Aufgaben, beispielsweise die Lehre, größere Dringlichkeit. Die vorlesungsfreie Zeit ist hingegen zum größten Teil der Dissertation und unseren Projekten vorbehalten. Außerdem hat es sich für mich als sinnvoll erwiesen, Deadlines gemeinsam mit anderen zu vereinbaren, als diese nur für mich festzusetzen. So kann man den Druck, Arbeitsschritte abzuschließen, schon einmal erhöhen. Mit Kollegen versuchen wir seit kurzem außerdem einmal in der Woche einen PhD-Abend zu veranstalten, an dem wir stringent nur an unseren Projekten arbeiten.

Interview: Sandra Erber