Der Tag der offenen Tür am Campus Koblenz wird zum zweiten Mal in Folge digital stattfinden. Anders als 2020 konnte man sich bei der diesjährigen Veranstaltung am 8. Mai schon früh auf die neuen Umstände und Einschränkungen einstellen. Die Vorbereitungen für die digitale Großveranstaltung laufen. Wir durften dem Orga-Team beim Planungsprozess über die Schulter schauen und konnten spannende Einblicke sammeln.
Die Festlegung eines Datums für das Event fand schon im vergangenen Jahr statt. Natürlich war zu dem Zeitpunkt noch nicht absehbar, ob der besondere Tag erneut im digitalen Rahmen stattfinden muss. Jedoch brachte der Hergang der Pandemie schnell die Erkenntnis, dass auch im Jahr 2021 keine Präsenzveranstaltung für den Tag der offenen Tür realisierbar sein wird. Zumindest konnte man sich nun aber hinreichend auf die neue Situation einstellen. So hat das Orga-Team für dieses Jahr eine genaue Vorstellung davon, was es den Studieninteressierten bieten will.
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Der Planungsprozess zum Tag der offenen Tür wurde durch die Verantwortlichen Dr. Imke von Helden, die Geschäftsführerin des Kompetenzzentrums für Studium und Beruf (KSB) und Fachkoordinatorin des Universitären Sprachzentrums (USZ), und ihren Mitarbeiter Thorsten Lewentz initiiert. Anfang des Jahres stieß zudem Corinna Schaffranek, ebenfalls Mitarbeiterin beim KSB, zum Kern des Orga-Teams hinzu. Unterstützt werden die Verantwortlichen von den Hiwis Susanne Renette und Annabelle Grauschopf sowie von dem Praktikanten Paul Bohlander.
Wie der Tag selbst musste auch die Planung größtenteils über digitale Tools erfolgen. Derzeit trifft sich das Orga-Team im Zwei-Wochen-Takt zu virtuellen Sitzungen über BigBlueButton. Hier kann der Stand der Dinge besprochen werden. Auch zwischen den regelmäßigen Sitzungen steht das Team in regem Austausch. Ein spontaner Textchat oder Videocall sind gängiger Bestandteil der Organisationsarbeit geworden.
Einblicke in die Organisation
Bei der virtuellen Sitzung am 10. März konnte man schon die ersten Meilensteine im Organisationsprozess verbuchen. Die letzten Anmeldungen der uni-internen Teilnehmer, Studiengänge und Institute, die sich im Rahmen des Tages vorstellen wollen, sind nun langsam eingetrudelt. Zudem konnten zahlreiche Vorkehrungen für Marketingstrategien und Öffentlichkeitsarbeit getroffen werden.
Dabei galt es auf einiges zu achten. Zum Beispiel wurde der Beginn der ersten Phase von Buswerbung eingeleitet. Den Start hat man auf den Zeitraum des mündlichen Abiturs abgestimmt. So konnte sichergestellt werden, dass angehende Schulabgänger über die zielgruppenspezifische Werbung abgeholt werden. Im Zuge der Öffentlichkeitsarbeit fand außerdem ein enger Austausch mit Kooperationspartnern, wie der Stadt Koblenz und der Presse, statt. Auch für die Vermarktung über die sozialen Medien wurden zahlreiche Vorbereitungen erfüllt und ein genauer Fahrplan zu den geplanten Veröffentlichungen festgelegt.
Die Homepage nimmt Gestalt an
Endlich ist auch das Herzstück des Events greifbar. Die Homepage zum Tag der offenen Tür ist nun online abrufbar. Nach und nach wird sie mit Inhalten und Informationen rund um die Veranstaltung gefüllt. Dabei ist das Orga-Team unter anderem auf die Unterstützung des Rechenzentrums angewiesen. Schließlich muss jemand für das technische Know-how bereitstehen.
Dr. Imke von Helden, Thorsten Lewentz und Corinna Schaffranek haben viel Zeit und Herzblut in den Tag der offenen Tür investiert.
“Unsere Herzensangelegenheit ist momentan die Website – den Ort, wo letztendlich alles stattfindet – immer weiter zu konkretisieren. Das wird vermutlich die große Aufgabe für die kommenden Wochen sein”, sagt Schaffranek. In den verbleibenden Wochen bis zum Tag der offenen Tür dürfen sich Studieninteressierte demnach auf spannende Informationen rund um den Campus und die Studiengänge freuen. Schon jetzt ist auf der Homepage ein kurzes Video zu finden, welches potenziellen Besuchern das Event schmackhaft macht.
Für Unterhaltung wird gesorgt: Der Livestream
Ein weiteres Herzstück und eine absolute Besonderheit des Events ist die Planung eines Livestreams. Dieser wird über den YouTube-Account der Universität Koblenz-Landau realisiert. So wird die Veranstaltung mit Leben gefüllt. Zudem liefert der Livestream den Interessierten konkrete Einblicke auf den Campus Koblenz. Dadurch kommt auch der Unterhaltungsfaktor nicht zu kurz. “Den Input nur über den Bildschirm zu bekommen, kann unter Umständen sehr ermüdend und anstrengend für die Interessenten sein. Deshalb ist es eine besondere Herausforderung für uns, das Event lebendig zu gestalten. Mit Entertainment-Elementen wollen wir die Veranstaltung auflockern, um die virtuellen Besucher nicht mit zu vielen Informationen zu überfordern”, so Schaffranek. Unter anderem ist in dem Kontext eine virtuelle Campusführung in Planung, welche den zukünftigen Studierenden das Campusleben näherbringt.
Virtuelle Besucher erwartet ein abwechslungsreiches Programm
Der Livestream wird am 8. Mai um 10 Uhr mit einem Grußwort des Vizepräsidenten Prof. Dr. Stefan Wehner eingeleitet. Anschließend werden zunächst die knapp fünfzehnminütigen Vorstellungsvorträge der Fachrichtungen folgen. Ab 11.30 Uhr stehen die einzelnen Studiengänge dann zu unterschiedlichen Zeitpunkten in virtuellen Räumen zur Beratung bereit. “In diesem Jahr versuchen wir, so gut es eben geht, den sonst stattfindenden Präsenztag digital nachzubilden. Bei den Präsenztagen fanden genauso die großen Infovorträge statt. Anschließend konnte man über die Infomesse gehen, wo die Stände der Studiengänge und Fächer zu Beratungszwecken zur Verfügung standen. Diesen Aufbau versuchen wir durch das diesjährige Programm in ein digitales Format zu übertragen”, erklärt Lewentz.
Damit die Besucher zwischen den Beratungssitzungen der einzelnen Studiengänge am Ball bleiben, führt der Livestream mit einem durchgängigen Programm durch das vierstündige Event. Zudem wird für asynchrones Infomaterial gesorgt. Dieses können die Studieninteressierten auf der Homepage abrufen. Das bietet den Vorteil, dass auch Interessenten, die an der Infoveranstaltung nicht live dabei sein können oder wollen, auf Inhalte zur Studienorientierung zugreifen können. „Wir versuchen, die Bedürfnisse auf unterschiedlichen Ebenen abzudecken, um die Besucher besser zu erreichen“, sagt Lewentz.
Das digitale Format als sinnvolle Option für die Zukunft?
Die Umstellung auf ein digitales Event hat nicht nur Nachteile. Einen großen Vorteil sieht Lewentz in der potenziellen Reichweite: “Man muss bei solchen Events nicht lokal vor Ort sein. Wir können dadurch auch Leute ansprechen, die weiter entfernt wohnen und für eine solche Veranstaltung nicht den Weg nach Koblenz auf sich nehmen würden.” Auch von Helden hebt dieses Potenzial hervor: “Das Ausmaß der Flexibilität bei Online-Veranstaltungen ist ein riesengroßer Vorteil. Das Überbrücken der räumlichen Distanz kann für Chancengleichheit sorgen. So können wir zum Beispiel auch Alleinerziehende ansprechen, die ansonsten verhindert wären, weil sie Kinder zu betreuen haben, oder auch Menschen, die in ihrer Mobilität eingeschränkt sind.”
Eine Nutzung aller Vorteile der digitalen Möglichkeiten scheint deshalb auch in Zukunft sinnvoll zu sein. Dennoch schließen die Verantwortlichen eine Umstellung auf ein rein digitales Format eher aus. Stattdessen schlagen sie für die kommenden Jahre eine hybride Form vor. So können alle Parteien angesprochen werden – ob sie nun gerne den Campus vor Ort besuchen wollen, um alle Eindrücke unmittelbar auf sich wirken zu lassen, oder ob sie lieber den Vorteil der digitalen Flexibilität nutzen wollen, um räumlich ungebunden auf alle Informationsinhalte zugreifen zu können.
Lea Adams